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e-mail archivierung
 
 

skydoo Mailarchive

Die Übergangsfrist der GoBD
ist zum 31.12.2016 ausgelaufen!

 

Unsere Lösung für revisionssichere E-Mail Archivierung

 

skydoo mailarchive

 

  • sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails

  • effiziente Verwaltung von großen Datenmengen

  • schneller und bequemer Zugriff auf die archivierten E-Mails

  • schneller Suchzugriff

  • verschlüsseltes Archiv

  • Archivierung der E-Mails in deutsche Rechenzentren

  • rechtliche Sicherheit

  • 100% vollständige Archivierung

  • One-Click-Restore für Anwender

  • AES-256-Bit-Verschlüsselung

  • keine Softwareinstallation notwendig

 
 

Vorteile der E-Mail Archivierung

 

Zugriff auf das Archiv

Zugriff auf das Archiv

Unterstützte Zugriffswege

 

Outlook-Integration

Anwender können über ein komfortables Add-in für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, welches sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung integriert

Web Access

skydoo mailarchive Web Access ermöglicht den systemunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser

Mobile Access

Über den Mobile Web Access ist die Unterstützung moderner Smartphones oder Tablets (iOS, Android, Windows Phone und Blackberry) gewährleistet

IMAP Server

IMAP Server stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar

 

Integrierte Speichertechnologie

 
Speichertechnologie

Effiziente Speicherung

 

Reduzierung des Speicherbedarfs

  • Reduktion des Bedarfs an Speicher durch De-Duplizierung auf MIME-Part-Ebene

  • Identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodies werden nur einmalig im Archiv abgelegt

  • Zusätzlich werden die MIME-Parts komprimiert

  • Dadurch belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server

Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers

  • Durch das regelbasierte Löschen von E-Mails nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend gering gehalten werden

  • Beispielsweise können täglich alle E-Mails, die älter sind als 18 Monate, aus den Postfächern gelöscht werden (nach ihrer erfolgreichen Archivierung)

 

 

Flexible Archivierung

flexible Archivierung

Archivierungsmethoden

 

100% vollständige Archivierung

E-Mails können über das Journaling Postfach direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Durch das Journaling Postfach wird die Vollständigkeit der E-Mails gewährleistet.

Archivierung existierender E-Mails

Bereits vorhandene E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien können ebenfalls archiviert werden.

E-Mail Archivierung von

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

  • Microsoft Office 365

  • IMAP- oder POP3 kompatible Server

  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect

 

 

Sie haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne persönlich:

tel

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Häufige Fragen zur E-Mail Archivierung

 

warum

 
Zum 31.12.2016 endete die Übergangsfrist zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD).

Das heißt: E-Mails mit geschäftlich und steuerlich relevanten Informationen in elektronischer Form müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufbewahrt werden.


 
was

 
Alle Handels- und Geschäftsbriefe in elektronischer Form, sowohl zwischen Geschäftspartnern als auch zu Privatpersonen, müssen archiviert werden. Dazu zählen E-Mails, die zur Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückabwicklung eines Geschäftes dienen. So sind beispielsweise neben Bestellungen und Rechnungen auch Infoanfragen, Angebote, Katalogbestellungen, Liefertermine oder Reklamationen aufbewahrungspflichtig.
(§238, §239, §257 HGB und §147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung).

 
wie lange

 
Geschäftliche E-Mails müssen 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher elektronisch auswertbar archiviert werden.
Laut HGB müssen folgende Daten auf zehn Jahre revisionssicher archiviert sein:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen

  • Buchungsbelege

  • Zollanmeldungen u.a.

Alle anderen Daten sind für sechs Jahre zu archivieren.

beiVerstößen

 
Verstöße können steuerrechtliche Straftatbestände auslösen (§370 AO, §378 AO, §283b StGB). So kann bei der Verletzung der Buchführungspflicht eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren drohen.

Die Verletzung von Buchführungspflichten sind Verletzungen von Kardinalpflichten eines Geschäftsführers und kann erhebliche Folgen bis hin zu Haftung des GF aus privatem Vermögen haben.
[ mehr dazu ]

wie
 

 
Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass die Daten weder verloren noch nachträglich verändert werden dürfen. Alle Datenveränderungen müssen rückgängig zu machen sein und in angemessener Zeit wieder zur Verfügung stehen.

Außerdem dürfen bei einer revisionssicheren Archivierung keine Manipulationen durch Admin, Geschäftsführung oder Hacker durchzuführen sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, Daten auf neue Speichertechnologien zu transportieren und zu migrieren.

Laut GoBS muss wie folgt aufbewahrt werden:
✓ vollständig
✓ ordnungsgemäß
✓ sicher
✓ unveränderbar
✓ jederzeit verfügbar
✓ sofort lesbar
✓ maschinell auswertbar

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